Los sistemas de gestión o gestores de contenidos, normalmente referidos por las siglas CMS (del inglés “Content Management System”) surgieron para responder a esta necesidad de creación de sitios Web empresariales. A continuación vamos a profundizar en el concepto y la dinámica de un gestor de contenidos o CMS Web, para qué lo podemos utilizar, qué características debe tener y, por último, qué gestores de contenidos, asequibles pero potentes, tenemos a nuestra disposición.
Decir que un CMS es “una herramienta software para crear, administrar y gestionar un sitio web”, aunque acertado, apenas sí cubre lo que deberíamos entender por un gestor de contenidos.
Para entender mejor qué es un CMS Web y qué podemos hacer con él, vamos a detenernos en sus 3 funciones principales, que ya hemos apuntado:
No son éstas las únicas funciones que puede realizar una web CMS, pero sin alguna de ellas no podríamos considerarlo un verdadero gestor de contenidos.
CMS’s más avanzados, o especializados para alguna actividad específica (por ejemplo, sitios web de comercio electrónico), tendrá funciones adicionales para las necesidades concretas de ese tipo de sitios (por ejemplo, un catálogo de productos en un eCommerce).
Lo mencionábamos en la introducción: crear un sitio web implica diversas tecnologías, tanto para la generación de páginas HTML, como para el almacenamiento y acceso de recursos utilizados por éstas (como imágenes o documentos para descargas).
Un gestor de contenidos permite la creación de un sitio web sin necesidad de conocer ninguna de estas tecnologías o, a lo sumo, conocimientos básicos relacionados con la edición de páginas web. Principalmente, los relacionados con el formato de texto (negrita, cursiva, enlaces, etc.).
Al crear un sitio web con un gestor de contenidos, como un CMS WordPress, éste permite separar dos aspectos que, desde la perspectiva del usuario, están integrados: el diseño o aspecto visual del sitio web y el contenido de éste (tanto texto como imágenes).
En un gestor de contenidos, diseño y contenido son independientes. Esto significa que se puede cambiar el diseño del sitio web sin que afecte al contenido, que se sigue mostrando adaptado a las características del nuevo diseño.
Aunque los gestores de contenidos permiten introducir elementos de diseño dentro del contenido, deben evitarse en la medida de lo posible, puesto que un cambio del diseño del sitio web podría significar revisar todos los contenidos para eliminar o revisar esos elementos.
Por tanto, una de las primeras tareas al crear un sitio web con un gestor de contenidos suele ser definir, seleccionar o diseñar su apariencia visual. Lo que en el gestor de contenidos WordPress, por ejemplo, se denomina “tema” o “theme”, aunque distintos CMS Web pueden usar diferentes nomenclaturas.
Una vez elegido un diseño o tema, el gestor de contenidos nos proporciona las plantillas disponibles para este tema y, a través del interface del gestor, podemos introducir los contenidos que se mostrarán en los espacios reservados a tal efecto en esas plantillas.
En la mayoría de los casos, un sitio web no es un ente estático, sino que crece y evoluciona con el tiempo, ya sea para incluir nuevas páginas web, con más contenidos, o para modificar los existentes.
Incluso sitios web, como los corporativos, que, en principio, podemos suponer que tendrán pocos cambios, suelen tener una sección de noticias o testimonios de clientes que deberían actualizarse con cierta frecuencia.
A través del gestor de contenidos, realizar esta actualización o mantenimiento de los contenidos tan solo requiere localizar la plantilla o tipo de contenido que se quiera crear o modificar, editar el contenido según corresponda y guardarlo, casi como si se tratara de un documento en un procesador de texto.
Por el contrario, si no se utilizara un Website CMS, en función de la complejidad de los cambios, podría ser necesario contratar un profesional para realizar esos pequeños cambios directamente sobre el código HTML, CSS o JavaScript de las páginas.
Asimismo, el gestor ofrece diversas utilidades para organizar las páginas web y buscar fácilmente los contenidos del sitio web, a través de un interface sencillo e intuitivo, sin necesidad de localizar los ficheros físicos en el disco duro ni conocer la estructura real en que están almacenados.
La misma consideración se extiende para el resto de recursos que utilice el sitio web (imágenes, documentos, vídeos, etc.): el CMS los gestiona y almacena por nosotros, que solo tendremos que buscarlos y seleccionarlos cuando los necesitemos.
La versatilidad del gestor de contenidos es tal que, en realidad, apenas hay diferenciación entre crear un sitio web y actualizarlo: todo se realiza a través del mismo interface (esto es, menús y formularios web) y las mismas utilidades.
En el momento que estamos utilizando una herramienta adicional para gestionar un sitio web, se añade una nueva capa de configuración para administrar sus funciones y capacidades, además de otros aspectos relacionados con el funcionamiento del sitio web.
En principio, estas características son independientes del sitio web en sí y de su contenido y describen cómo se comportará o se gestionará en su conjunto. Por ejemplo, en el caso de la administración del sitio web, cómo serán las direcciones web, cómo se organizarán las páginas web o cómo se almacenarán las imágenes.
Por otro lado, el propio gestor de contenidos, como cualquier otra aplicación informática, también dispone de sus propias opciones de configuración y administración, relacionados con su funcionamiento. Por ejemplo, el idioma del interface de usuario, los formatos de fecha o, una característica muy habitual de los CMS que veremos más adelante, qué usuarios pueden gestionar el sitio web y con qué perfiles.
Asimismo, también veremos que los gestores de contenido permiten ampliar su funcionalidad a través de plugins o complementos que, a su vez, debe configurarse y administrarse, también a través del mismo interface del gestor. Por lo general, la configuración por defecto del gestor de contenidos es válida para la mayoría de los sitios web, sobre todo de pequeño tamaño.
Sin embargo, en el momento en que se añaden nuestras funcionalidades al sitio web mediante plugins, o se pretende optimizar algún aspecto en concreto del sitio web (por ejemplo, para el posicionamiento SEO), entonces hay que revisar cuidadosamente la configuración para ajustarla lo mejor posible.
Hasta ahora hemos estado hablando de lo que podemos hacer con un CMS (crear y gestionar un sitio web, centrándose en los contenidos en vez de en la parte técnica) pero, ¿podemos gestionar cualquier sitio web? ¿Un gestor de contenidos impone alguna limitación en este sentido?
La respuesta a la primera pregunta sería sí. De hecho, hoy en día prácticamente cualquier sitio web, ya sea uno comercial, genérico o construido a medida del usuario.
Por una sencilla razón: no podemos permitirnos tener un sitio web cuyo contenido solo pueda ser gestionado por profesionales técnicos cualificados; por coste y por dinamización del sitio web.
La respuesta a la segunda sería un no, aunque con reservas. No solo hay diferentes tipos de sitios web sino que, en función de las necesidades y estrategia del propietario, habrá que incluir unos u otros servicios o funcionalidades.
Para un gestor de contenidos construido a medida, esto no supone ningún problema: se construye a partir de las especificaciones del propietario del sitio web.
Por su parte, un gestor de contenidos genérico suele disponer de la suficiente versatilidad y flexibilidad para que, mediante pequeños desarrollos a medida o mediante la incorporación de módulos o complementos independientes (“plugins”), también pueda adaptarse a sus especificaciones. Posiblemente suponga un coste adicional, pero mucho menos que un CMS Website a medida.
Para hacernos una idea de la versatilidad y potencia de los gestores de contenidos, veamos a continuación algunos tipos de sitios web que pueden construirse con un CMS Web comercial, muchas veces sin necesidad de adaptaciones específicas.
Los sitios web corporativos suelen tener una estructura y gestión bastante generalizada perfectamente asumible por un CMS Web: página principal, catálogo de productos/servicios, información sobre la empresa, noticias/blog de la empresa, listado de proyectos/clientes, página de contacto e incluso una sección privada para clientes o empleados, con descargas incluidas.
Los blogs pueden tener entidad propia, no solo como parte de un sitio web. Además de gestionar los artículos del blog, el CMS proporciona características para facilitar su gestión por parte del usuario, tanto de los propios artículos (como la categorización de los artículos o configuración de su publicación y propiedades) como de otros recursos (como imágenes o descargas).
Los requisitos de una plataforma de Comercio Electrónico son mayores que los dos tipos que hemos visto hasta ahora. Al menos, si se quiere facilitar la navegación y compra por parte de los usuarios.
Por un lado, el gestor de contenidos debe permitir una gestión rápida y eficaz del catálogo de productos y la cartera de clientes, además de herramientas de navegación y búsqueda avanzadas que faciliten al usuario la localización de productos de su interés.
Por otro lado, también debe incluir un soporte de pago online seguro y robusto, sin necesidad de salir del sitio web y con varias opciones que el usuario pueda seleccionar.
En este caso, la complejidad del CMS puede ser incluso mayor que un eCommerce, pues además de un catálogo de cursos (equiparable al de productos), debe incluir herramientas de gestión, comunicación y seguimiento de los alumnos.
A su vez, los alumnos deberán tener un área privada, con todo lo necesario para realizar uno o varios cursos: acceso a los contenidos, relación de actividades y ejercicios, herramientas de comunicación con profesores y otros alumnos, realización de los exámenes…
Además, un CMS de cursos online incluirá herramientas para la gestión y diferenciación de profesores y alumnos, organización de los cursos, estadísticas de aprovechamiento, compartición de recursos entre alumnos o profesores, etc.
Como hemos visto, un website CMS abarca gran número de posibilidades de sitios web, a veces por sí mismo, otras veces añadiendo adaptaciones específicas (para sitios web grandes).
Sin embargo, un CMS profesional debe incluir “de serie” una lista de características y funciones, necesarias para poder construir un sitio web relativamente estándar sin requerir módulos adicionales o adaptaciones a medida.
En esta sección vamos a enumerar y describir estas características, que nos darán una mejor visión del alcance y posibilidades de un gestor de contenidos:
Si hacemos una búsqueda rápida, encontraremos que hay una enorme oferta de gestores de contenidos. Ante este panorama, ¿cuál seleccionar para un nuevo sitio web? ¿Hay alguno “mejor” que el resto?
Sin embargo, como hemos visto, no se puede decir que, a priori, haya un CMS mejor que el resto. Al menos, en todas las situaciones.
Si bien la tecnología de plugins permite incorporar casi cualquier funcionalidad a un gestor de contenidos, algunas características “de fábrica” pueden hacer que uno sea más adecuado que el resto para crear un sitio web en concreto, para no tener que depender de plugins o desarrollos a medida.
Una buena forma de decidir qué gestor de contenidos podemos usar es navegando a través de sitio web que nos gusten y ver qué tecnología están utilizando, por si nos interesa usarlo. Tenemos dos formas de hacerlo: